Was Sie mit OrgaSuite bekommen
Eine Plattform für Event-, Mitglieder- und Verbandsverwaltung — ohne mehrere Einzellösungen kombinieren zu müssen.
Event- und Anmeldungsverwaltung
Legen Sie Veranstaltungen mit beliebig vielen Terminen, Ticketarten und Kontingenten an — von der einfachen Mitgliederversammlung bis zur mehrtägigen Fachtagung mit Parallel-Tracks. Anmeldungen laufen über ein öffentliches Formular, das sich an Ihr Corporate Design anpasst, inklusive Wartelisten, Gruppenrabatten und Frühbucherpreisen.
Vor Ort oder online: Teilnehmer checken sich per QR-Code selbst ein, Ihr Team sieht in Echtzeit, wer anwesend ist. Stornierungen, Umbuchungen und Rechnungsstellung laufen automatisiert, sodass am Veranstaltungstag niemand mit Excel-Listen jonglieren muss.
Für Veranstaltungsreihen mit wiederkehrenden Terminen gibt es Event-Serien, bei denen Teilnehmerdaten und Einstellungen nicht für jeden Termin neu angelegt werden müssen. Co-Events erlauben es, eine Veranstaltung gemeinsam mit anderen Organisationen in der Verbandsstruktur durchzuführen.
Mitglieder- und Beitragsverwaltung
Die Mitgliederverwaltung bildet Ihre tatsächliche Struktur ab: frei konfigurierbare Mitgliedschaftsarten, individuelle Mitgliedsnummern-Formate und beliebig viele Zusatzfelder für die Angaben, die in Ihrem Verband wichtig sind.
Beiträge werden per SEPA-Lastschrift eingezogen, inklusive automatisiertem Mahnwesen bei Rückläufern — ohne dass jemand von Hand nachfassen muss. Rechnungen und Belege entstehen automatisch und sind für Mitglieder jederzeit im Self-Service-Bereich abrufbar.
Vergünstigungen (Benefits) für Mitglieder, etwa Rabatte auf Veranstaltungen oder Partnerangebote, lassen sich zentral pflegen und sind an die jeweilige Mitgliedschaftsart gekoppelt.
Fortbildungen, Kurse und Zertifikate
Bilden Sie Ihr Fortbildungsangebot digital ab: Kurse mit mehreren Lektionen, eingebetteten Materialien und Quizzes zur Lernerfolgskontrolle. Nach erfolgreichem Abschluss wird automatisch ein Zertifikat ausgestellt — mit den Angaben, die für Ihre Fortbildungsordnung relevant sind.
Referentinnen und Referenten lassen sich als eigene Datensätze verwalten und einzelnen Kursen oder Veranstaltungen zuordnen, inklusive Honorar- und Kontaktdaten. So behalten Sie auch bei einem größeren Referentenpool den Überblick.
Die Fortbildungshistorie jedes Mitglieds ist jederzeit nachvollziehbar — praktisch, wenn eine Fortbildungspflicht nachgewiesen werden muss.
Ausschreibungen und Awards
Veröffentlichen Sie Ausschreibungen, Förderprogramme oder Award-Wettbewerbe direkt über die Plattform. Bewerbungen gehen digital ein, lassen sich nach festgelegten Kriterien bewerten und innerhalb einer Jury oder eines Gremiums diskutieren — ohne E-Mail-Anhänge, die verloren gehen.
Der gesamte Prozess von der Veröffentlichung über die Fristsetzung bis zur Entscheidung ist dokumentiert und für Beteiligte nachvollziehbar.
Gremien und Jahresplanung
Verbandsarbeit lebt von Gremien: Vorstand, Fachausschüsse, Arbeitsgruppen. OrgaSuite bildet Gremienstrukturen mit ihren Mitgliedern, Sitzungsterminen und zugehörigen Dokumenten ab, sodass Zuständigkeiten und Entscheidungswege für alle Beteiligten transparent sind.
Die Jahresplanung gibt einen Überblick über alle Veranstaltungen, Fristen und wiederkehrenden Termine eines Geschäftsjahres — als gemeinsame Planungsgrundlage für Geschäftsstelle und Gremien, statt verteilt über mehrere private Kalender.
Eine Plattform für Bundesverband, Landesverbände und Vereine
OrgaSuite ist für mehrstufige Verbandsstrukturen gebaut: Jeder Landesverband erhält eine eigene, vollständig isolierte Organisation mit eigenen Mitgliedern, Events und Fortbildungen — unabhängig von anderen Landesverbänden auf derselben Plattform.
Der Bundesverband kann zentrale Veranstaltungen und Vorteile für alle angeschlossenen Landesverbände anbieten und behält gleichzeitig den Überblick über die Föderationsstruktur als Ganzes. Auch einzelne Vereine, die keiner mehrstufigen Struktur angehören, nutzen dieselbe Plattform eigenständig.
Diese Mandantentrennung ist technisch über Row-Level-Security auf Datenbankebene erzwungen, nicht nur über die Oberfläche — eine Organisation kann die Daten einer anderen grundsätzlich nicht einsehen, auch nicht versehentlich.
Datenschutz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Frankfurt (Hetzner), self-hosted und ohne Abfluss an Cloud-Anbieter außerhalb der EU. Für jede Organisation lässt sich eine eigene DSGVO-Konfiguration hinterlegen, inklusive Auskunfts- und Löschprozessen für Betroffenenanfragen.
Ein Audit-Log protokolliert sicherheitsrelevante Aktionen nachvollziehbar, und sicherheitsrelevante Ereignisse werden zentral erfasst. So lässt sich im Zweifel lückenlos nachvollziehen, wer wann worauf zugegriffen hat — eine Anforderung, die bei der Verwaltung von Mitglieder- und Teilnehmerdaten in Vereinen und Verbänden zunehmend selbstverständlich erwartet wird.
Eigene Domain, Branding und Integrationen
Organisationen mit entsprechendem Tarif betreiben die Plattform unter ihrer eigenen Domain statt einer geteilten Subdomain — inklusive eigenem Logo und Farbschema, sodass sich die Plattform für Mitglieder und Teilnehmer wie ein eigenes Produkt des Verbands anfühlt.
Für Online- und Hybrid-Veranstaltungen erzeugt OrgaSuite Meeting-Links für Zoom und Microsoft Teams automatisch bei der Anmeldung, statt Zugangsdaten händisch zu verteilen. Der E-Mail-Verkehr rund um Anmeldungen, Rechnungen und Erinnerungen läuft nachvollziehbar über ein zentrales E-Mail-Protokoll, sodass sich einzelne Zustellungen bei Rückfragen nachvollziehen lassen.